Mit Managementsystem Schwachstellen frühzeitig aufdecken, Risiken minimieren und Kosten reduzieren

Die Durchführung regelmäßiger interner Audits ist ein wesentlicher Bestandteil jedes erfolgreichen Unternehmens. Durch die proaktive Suche nach potenziellen Fehlern und Verbesserungspotenzialen minimieren Unternehmen nicht nur Kosten, sondern steigern auch die Effektivität der gesamten Unternehmensprozesse. In diesem Blogbeitrag erkläre ich Ihnen, wie Sie durch die Durchführung von internen Audits Fehler vermeiden und Kosten minimieren.

1. Einführung:

Was ist ein internes Audit und wie hilft es, Fehler zu vermeiden und Kosten zu minimieren?

Ein internes Audit ist eine Untersuchung, die vom Unternehmen selbst oder einer externe QM-Beratung durchgeführt werden kann, um festzustellen, ob alle Abläufe und Systeme ordnungsgemäß, kostensparend und mit der gewünschten Qualität durchgeführt werden. Durch ein internes Audit werden Fehler aufgedeckt und können korrigiert werden. Durch ein internes Audit werden Teile oder das gesamte Unternehmen auf Schwachstellen oder Verbesserungspotenzial überprüft. Ein internes Audit hilft dabei, Kosten zu minimieren, indem es sicherstellt, dass alle Ressourcen effizient genutzt werden. Außerdem ist ein internes Audit ein wunderbares Instrument, um die Kommunikation im Unternehmen zu fördern und das Wissen der Mitarbeitenden für Verbesserungen zu nutzen.

2. Warum sollten Unternehmen interne Audits durchführen?

Kein System ist perfekt! Die Anforderung ändern sich und ein lebendiges Managementsystem entwickelt sich immer weiter. Deshalb muss es in regelmäßigen Abständen geprüft werden.

Häufig werden Audits jedoch als leidiges Übel gesehen, dabei ist ein internes Audit eine hervorragende Möglichkeit, um Fehler bei der Umsetzung von Projekten zu vermeiden und die Kosten zu minimieren. Durch das Durchführen eines Audits können Unternehmen feststellen, ob ihre Prozesse effizient sind und ob es Verbesserungsmöglichkeiten gibt. Dadurch werden auch mögliche Gefahrenquellen frühzeitig erkannt und können abgefedert werden.

3. Wie führen Unternehmen ein internes Audit erfolgreich durch und wieso ist eine offene Fehlerkultur dabei so wichtig?

Die besten Mittel, um ein internes Audit erfolgreich durchzuführen, sind Überzeugung und Transparenz. Die Mitarbeitende müssen von Anfang an davon überzeugt sein, dass ihre Meinung gehört wird und dass die Ergebnisse des Audits den Betrieb verbessern werden. Das bedeutet auch, dass die Teilnehmenden des Audits informiert werden müssen – nicht nur über die Ziele des Audits, sondern auch über die Vorgehensweise. Dadurch wird verhindert, dass Unruhe entsteht, und es gibt keinerlei Verwirrung über die Ergebnisse des Audits oder die Bedeutung für den Betrieb.

Des Weiteren hat eine offene Fehlerkultur im Audit viele Vorteile. Zunächst einmal können Unternehmen durch die Identifizierung, Behebung und Prävention von Fehlern eine höhere Effizienz erzielen. Wenn Mitarbeitende Angst haben, über ihre Fehler zu sprechen, kann dies zu Verzögerungen und ineffizientem Arbeiten führen. Eine offene Fehlerkultur ermutigt Mitarbeitende, über ihre Fehler zu sprechen und aus ihnen zu lernen. Dadurch können sie sich selbst verbessern und werden beim nächsten Mal besser vorbereitet sein.

Darüber hinaus kann eine offene Fehlerkultur im Audit auch dazu beitragen, dass sich Mitarbeitende entspannt und wohler fühlen, wenn sie wissen, dass es in Ordnung ist zuzugeben, dass man einen Fehler gemacht hat. Dies bedeutet auch, dass Mitarbeitende mehr Vertrauen in die Führungskräfte haben und sich wohler fühlen, um Hilfe zu bitten oder Probleme anzusprechen.

Mit anderen Worten: Es ist leichter, auf dem richtigen Weg zu bleiben und effektiv zu arbeiten.

Schließlich wird eine offene Fehlerkultur im Audit dazu beitragen, die Qualität der Arbeit des Unternehmens insgesamt zu verbessern. Wenn Mitarbeitende nicht versuchen müssen, ihre Fehler vor anderen geheim zu halten oder Schuldzuweisungen vermeiden müssen, können sie leichter herausfinden, was schiefgelaufen ist – und was richtig gemacht wurde – und Verbesserungsvorschläge machen. Dies hilft Unternehmen dabei, bessere Ergebnisse zu erzielen und produktiver zu sein.

Vertrauen schaffen, Wertschätzung, Empathie und das Zuhören sind enorm wichtig in einem Audit. Nur so erhalten Sie ehrliche und nutzbare Information.

4. Wie gehen Unternehmen bei der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Internen Audits vor.

Die Vorbereitung eines internen Audits ist ein wichtiger Bestandteil des gesamten Prozesses. Denn nur wenn alle Schritte sorgfältig geplant und durchgeführt werden, kann das Audit auch wirklich effektiv sein.

Bevor es losgehen kann, muss zunächst einmal festgelegt werden, welche Bereiche des Managementsystems überprüft werden sollen. Dazu muss man sich zunächst einmal überlegen, welche Ziele mit dem Audit erreicht werden sollen. Wenn diese klar definiert sind, kann man auch leichter entscheiden, welche Bereiche genauer unter die Lupe genommen werden müssen.

Anschließend muss ein Zeitplan erstellt werden, in dem genau festgehalten wird, wann welcher Schritt des Audits durchgeführt werden soll. Dabei ist es wichtig, dass sowohl die Vorbereitungs- als auch die Nachbereitungsphase ausreichend Zeit bekommen. Denn nur so können alle Schritte sorgfältig geplant und durchgeführt werden.

Wenn der Zeitplan steht, kann es an die eigentliche Vorbereitung des Audits gehen. Dazu gehört zum Beispiel, dass die zu überprüfenden Bereiche des Managementsystems genau dokumentiert und analysiert werden. Auf diese Weise können leichter Schwachstellen identifiziert und beseitigt werden.

Neben der Dokumentation ist es auch sehr hilfreich, mit den Mitarbeitenden im Unternehmen zu sprechen. Denn nur so kann man herausfinden, ob das Management system bereits umgesetzt wird und ob es eventuell noch Schwachstellen gibt. Gleichzeitig werden auf diese Weise auch Erfahrungen und Wissen ausgetauscht, die bei der Umsetzung des Managementsystems hilfreich sein können.

Wenn alle Vorbereitungen abgeschlossen sind, kann es endlich an die eigentliche Durchführung des Audits gehen. Hierbei ist es sehr wichtig, dass alle Schritte genauestens beachtet und dokumentiert werden. Nur so werden Schwachstellen identifiziert und beseitigt. Gleichzeitig ist es aber auch sehr hilfreich, offen für Verbesserungsvorschläge zu sein. Denn oft gibt es Bereiche im Managementsystem, in denen noch Verbesserungspotential besteht.

Nach Abschluss eines Audits, folgt die Nachbereitungsphase. In dieser Phase steht vor allem die Auswertung der gesammelten Daten im Vordergrund. Auf Basis dieser Daten können dann Schwachstellen identifiziert und beseitigt sowie Verbesserungsvorschläge erarbeitet werden. Gleichzeitig ist es in diesem Schritt auch sehr hilfreich, mit den Mitarbeitenden im Unternehmen zu sprechen und ihnen Feedback zum Audit zu geben. Nur so können Verbesserungspotentiale identifiziert und gemeinsam angegangen werden.

5. Wie können Unternehmen die Ergebnisse ihrer internen Audits nutzen, um Fehler zu vermeiden und Kosten zu minimieren?

****Nachdem Unternehmen die Ergebnisse ihrer internen Audits erhalten haben, können sie diese dazu nutzen, um Fehler zu vermeiden und Kosten zu minimieren. Eine der wichtigsten Möglichkeiten, um dies zu erreichen, besteht darin, die notwendigen Änderungen an den Prozessen vorzunehmen und sicherzustellen, dass potenzielle Schwachstellen frühzeitig identifiziert und behoben werden. Dazu kann es nötig sein, Mitarbeitende auf Schulungen zu schicken oder neue Richtlinien einzuführen. Es ist auch möglich, gewisse Teile des Managementsystems neu zu strukturieren oder neue Technologien einzuführen.

Ein weiterer wichtiger Aspekt der Umsetzung der Ergebnisse von Internen Audits ist die Überwachung der Änderungen. Unternehmen sollten sicherstellen, dass alle vorgeschlagenen Änderungen ordnungsgemäß implementiert und eingehalten werden. Zudem sollte regelmäßig kontrolliert werden, ob die Ergebnisse des Audits noch relevant sind oder ob sich etwas geändert hat. Dies hilft Unternehmen, auf Veränderungen in ihrem Managementsystem reagieren zu können und somit Kosten langfristig zu reduzieren.

Für Unternehmen ist es also entscheidend, die Ergebnisse ihrer internen Audits regelmäßig zu überprüfen und auszuwerten. Nur so können mögliche Schwachstellen erkannt und behoben werden und Risiken sowie Kosten kontinuierlich reduziert werden. Darüber hinaus ist es ratsam, die Ergebnisse des Audits in regelmäßigen Intervallen mit anderen Abteilungsleitern und Führungskräften zu besprechen sowie jeden Schritt der Umsetzung des Managementsystems zentral zu dokumentieren. Auf diese Weise werden Unternehmen effektiv laufende Verbesserungsprozesse umsetzen und Fehler in Zukunft vermeiden

6. Fazit:

Interne Audits als effektives Mittel, um Fehlern vorzubeugen, Kosten zu senken und Qualität zu schaffen!

Ein internes Audit ist bei der richtigen Umsetzung ein effektives Mittel, um Fehlern vorzubeugen und Kosten zu senken. Durch regelmäßige Audits werden Unternehmen ihr Managementsystem verbessern, Schwachstellen frühzeitig aufdecken, Risiken minimieren und Kosten reduzieren.

Claudia Stolzenberger

Zertifizierte TQM-Auditorin