Qualitätsmanagement in der Pflege – Unterstützung statt zusätzlicher Belastung

1. Einleitung

Qualitätsmanagement in der Pflege ist ein wesentlicher Faktor für den Erfolg einer Einrichtung. Es sorgt dafür, dass alle Aspekte der Pflegeeffizienz und -qualität erfüllt werden, um die bestmögliche Versorgung von Patienten zu gewährleisten. Dennoch ist es häufig schwierig, ein systematisches Qualitätsmanagement in den Alltag zu integrieren. Viele Pflegekräfte aber auch Führungskräfte in der Pflege fühlen sich überlastet oder unsicher, wenn es darum geht, neue Systeme zu verstehen und anzuwenden.

In diesem Beitrag beschreibe ich, wie Qualitätsmanagementsyteme die Pflege unterstützen und nicht zur Belastung werden. Dazu gehört die Schaffung einer Kultur des Wissensaustauschs und des Vertrauens zwischen Führungskräften und Pflegekräften sowie die Implementierung effektiver Systeme und Prozesse. Am Ende sollten alle Beteiligten in der Lage sein, gemeinsam an der Verbesserung der Qualität in der Pflege mitzuarbeiten.

Wie Qualitätsmanagement und lebendige Managementsysteme die Pflege unterstützen

Der SGB XI bietet einen gesetzlichen Rahmen, um die Qualität der Pflegeleistungen in stationären und ambulanten Pflegeeinrichtungen zu sichern.
Auf der Seite des Bundesgesundheitsministerium sind hierzu die Rahmenbedingungen erläutert: https://www.bundesgesundheitsministerium.de/service/begriffe-von-a-z/p/pflegequalitaet.html

Es heißt auf dieser Seite: Die zugelassenen Pflegeeinrichtungen sind dazu verpflichtet, die Maßnahmen der Qualitätssicherung sowie ein Qualitätsmanagement nach Maßgabe der Vereinbarungen nach § 113 durchzuführen, Expertenstandards nach § 113a anzuwenden sowie bei Qualitätsprüfungen nach § 114 mitzuwirken (§ 112 SGB XI).

Aber wie können stationäre und ambulante Pflegeeinrichtungen diese Rahmenbedingungen in den Pflegealltag implementieren.
Bitte lassen Sie sich kein vorgefertigtes Managementsystem aufsetzen! Es wird viel Werbung mit fertigen Systemen, Handbüchern und Dokumentation gemacht.

Aber hilft das wirklich weiter?

Diese Angebote sind sicher nicht grundliegend falsch und können auch unterstützende Wirkung haben, aber wie es auch in allen anderen Branchen der Fall ist, arbeitet jedes Unternehmen anders und besteht aus Menschen, die bei der Einführung und Umsetzung eines Qualität schaffendes System nicht vergessen werden sollten.

Was heißt das und wie kann man es umsetzen?

In meinen Trainings in Einrichtungen und im Unterricht in verschiedenen Pflegeschulen erläutere ich hierzu immer die 7. Grundsätze des Qualitätsmanagements.
Sie sind enorm wichtig für ein lebendiges Managementsystem.

1.Qualitätsmanagement beginnt mit der Führung:

Die oberste Leitung einer Organisation ist für die Implementierung des Qualitätsmanagementsystems und die Umsetzung der Verbesserungsmaßnahmen verantwortlich. Sie muss ihr Engagement für das Qualitätsmanagement kontinuierlich demonstrieren und die Mitarbeitenden darin unterstützen.

Eine agile Führung ist deshalb für die Funktion eines lebendigen Managementsystems sehr wichtig.

Führung auf Augenhöhe, Verantwortung tragen, teamfähig sein, Vorbild sein, Vertrauen schaffen, Wertschätzung geben, eine offene Fehlerkultur führen und Empathie sind einige wichtige Punkte, die die oberste Leitung eines lebendigen und effizienten Managementsystems mit sich bringen sollte.

Auch sollte der Nutzen der Digitalisierung und neuster Technologien eine Selbstverständlichkeit sein.

Es ist keine einfache Aufgabe, aber sollten Sie diese Eigenschaften als Führungskraft mit sich bringen, wird die Umsetzung eines lebendigen Managementsystems Ihnen viel Erfolg bringen und Sie werden eine solide Mitarbeitenden-Bindung schaffen.

2. Kundenzufriedenheit ist das Ziel:

Die Zufriedenheit der Patienten/innen, Bewohner/innen und Angehörigen mit den Leistungen einer Pflegeorganisation ist das oberste Ziel des Qualitätsmanagements. Um dieses Ziel zu erreichen, muss die Organisation stets auf die Bedürfnisse ihrer Kunden ausgerichtet sein.

3. Kontinuierliche Verbesserung:

Um die Qualität der Leistungen kontinuierlich zu verbessern, muss die Organisation offen für Veränderung sein und stets bereit, neue Wege zu gehen. Dazu gehört auch, aus Fehlern zu lernen und aus den Erfahrungen der Mitarbeitenden sowie der Patienten/innen, Bewohner/innen und Angehörigen einen Weg zur Optimierung ihrer Prozesse sehen.

4. Prozesse stehen im Mittelpunkt:

Die Organisation muss ihre Arbeitsabläufe so gestalten, dass sie effizient und kundenorientiert sind. Dabei ist es wichtig, regelmäßig zu überprüfen, ob die Prozesse noch den aktuellen Anforderungen entsprechen. Sie sind gegebenenfalls anzupassen.

Die Einführung von Hausstandards spielt hierbei eine sehr wichtige Rolle, jedoch gehört der Begriff Standard meiner Meinung nach nicht in einem Bereich, in dem der Mensch im Mittelpunkt steht. Denn Menschen sind keine Produkte. Der Begriff Standard ist mir hier zu unflexibel.

Vielleicht sehen Sie es auch so oder vielleicht auch nicht. Über Ihre Meinung zu diesem Thema würde ich mich freuen. Scheiben Sie mir eine Mail c.stolzenberger@csqm.de oder kontaktieren Sie mich über LinkedIn. Ich freue mich von Ihnen zu hören und mich mit Ihnen darüber auszutauschen.

Wie Sie den Panzer „Standard“ in Ihrer Organisation, in dem der Mensch im Fokus steht, effektiv nutzen und trotzdem mit Flexibilität den Mitarbeitenden, Patienten/innen und Bewohner/innen mit all ihren Wünschen, Bedürfnisse und Befindlichkeiten in den Prozessabläufen entgegenkommen werden, erkläre ich Ihnen in meinen QM-Trainings.

https://csqm.de/training/

5.  Fakten-gestützten Entscheidungsfindung

Fakten-gestützten Entscheidungsfindung ist im Qualitätsmanagement in der Pflege ein wichtiger Bestandteil. Denn durch das Einbeziehen von Qualitätsindikatoren können Pflegekräfte ihre Arbeit besser planen und optimieren. Zudem wird auf diese Weise sichergestellt, dass die Patienten/innen, Bewohner/innen in den verschiedenen Pflegephasen optimal versorgt werden.

6. Qualitätsmanagement ist teamorientiert

Das Qualitätsmanagement ist keine Aufgabe einzelner Person oder Abteilung, sondern eine gemeinsame Aufgabe aller Mitarbeitenden einer Organisation. Nur durch eine enge Zusammenarbeit aller Beteiligten kann ein effektives Qualitätsmanagement-System etabliert werden.

Die Mitarbeitenden einer Organisation sind eine wesentliche Ressource für die Erreichung hoher Qualität. Sie müssen entsprechend geschult, motiviert und engagiert sein, um ihren Aufgaben gerecht zu werden. Hierzu ist es sehr wichtig sie in der Gestaltung des Qualitätsmanagementsystems mit einzubeziehen und ihnen Wertschätzung für ihre Arbeit entgegenzubringen.

7. Kommunikation bzw. Beziehungsmanagement ist entscheidend

Eine offene und transparente Kommunikation ist für das Funktionieren eines Qualitätsmanagementsystems unerlässlich. Nur so können alle Beteiligten stets auf dem gleichen Stand bleiben und effektiv zusammenarbeiten.

3. Wie man Managementsysteme richtig einsetzt, um die Belastung für Mitarbeitenden der Pflege zu reduzieren

Ein lebendiges Qualitätsmanagementsystem, reduziert den Druck auf die Pflegekräfte Hierzu muss das System zunächst die Bedürfnisse der Mitarbeitenden berücksichtigen. Dazu gehört eine klare Kommunikation über Verantwortlichkeiten und Ziele, sowie über die eingeführten Standards für die Durchführung von Aufgaben. Wenn diese Grundlagen vorhanden sind, kann das System dazu beitragen, den Druck zu reduzieren, indem es ein einfaches und intuitives System zur Überprüfung und Überwachung der Ergebnisse bietet.

Wenn Managementsysteme nicht richtig verstanden, angewendet und gelebt werden, können sie jedoch mehr Belastung bringen als Nutzen.

Zum Beispiel ist es wichtig, dass die Anforderungen des Systems angemessen sind und dass es nicht mit unnötigen Kontrollmaßnahmen überfrachtet wird. Die Mitarbeitenden müssen in die Konzeption des Systems eingebunden werden, so dass sie es verstehen, mit gestalten und gleichzeitig lernen, wie man das System effektiv nutzt.

Ein weiterer Weg, um die Belastung für Mitarbeitende zu reduzieren ist die Implementierung von Technologien zur Unterstützung des Qualitätsmanagements. Automatisierte Systeme senken den Aufwand für die Erhebung und Analyse relevanter Daten. Dadurch haben Pflegekräfte mehr Zeit für den direkten Kontakt mit ihren Patienten/innen und Bewohnern/innen und stehen nicht unter dem Druck ständiger manueller Berichterstattungspflichten. Automatisierte Systeme helfen auch, Echtzeitdatenerfassung zu ermöglichen, was es leichter macht, Trends und Risiken frühzeitig zu erkennen und entsprechende Maßnahmen einzuleiten.

Des Weiteren muss beachtet werden, dass in vielen Fällen technische Lösungen allein nicht ausreichen. Es ist oft notwendig, proaktive Maßnahmen zur Betreuung der Mitarbeitenden in Bezug auf ihre Arbeitsbelastung zu ergreifen – besonders bei langfristigen Projekten oder Engpässen im Personalbestand. Hierzu gehören regelmäßige Feedbackgespräche sowie Schulungsprogramme oder andere Formate der Unterstützung für Mitarbeitende am Arbeitsplatz.

Digitale Managementsysteme sind eine gute Möglichkeit, um den Pflegeprozess effizienter und qualitativ hochwertiger zu gestalten – aber nur wenn sie richtig eingesetzt werden. Mit der richtigen Balance an technischer Unterstützung und Maßnahmen zur Begleitung der Pflegekräfte wird der Druck reduzieren und gleichzeitig die Qualitätsstandards verbessert – was letztlich positive Auswirkung auf Patienten/innen und Bewohner/innen hat sowie dem Ruf der Organisation als Ganzes gut tut!

Um ein Managementsystem effektiv einzusetzen, müssen die Führungskräfte und Mitarbeitenden geschult werden. Ohne eine solide Grundlage an Wissen über das System und über die Prozesse, die es unterstützen, können Systeme schwer zu bedienen und zu verstehen sein. Eine Schulung ist daher notwendig, um die Führungskräfte und Mitarbeitenden auf ihre Aufgaben vorzubereiten und sie in der Benutzung des Systems zu unterstützen. Schulungsprogramme sollten darauf abzielen, nicht nur das Verständnis für das System zu verbessern, sondern auch den Nutzen des Systems hervorzuheben. Indem sie demonstrieren, welche Vorteile es bietet – beispielsweise schnellere Abläufe und mehr Transparenz – können sie dem System mehr Anerkennung verschaffen. Darüber hinaus sollten Schulungsprogramme darauf abzielen, den Zeitaufwand für die Führungskräfte und Mitarbeitenden zu minimieren. Dies kann erreicht werden, indem man einfache Bedienoberflächen bereitstellt und relevante Informationen leicht zugänglich macht. Wenn möglich, sollten die Schulungsprogramme auch auf mobile Geräte angepasst werden, damit die Führungskräfte und Mitarbeitenden von überall aus Zugang zum System haben. Abschließend muss betont werden, dass Qualitätsmanagement in der Pflege keine Last sein sollte. Mit richtig implementierten Managementsystemen lassen sich viele Probleme lösen.

4. Der Nutzen von Qualitätsmanagementsystemen für die Pflegebranche

Lebendige Qualitätsmanagementsysteme sind ein wichtiges Instrument für die Pflegebranche, um die Qualität der Pflege zu verbessern. Sie helfen, sich auf bestimmte Standards und Verfahren zu verlassen, die eine hochwertige und professionelle Pflege ermöglichen. Ein gutes Qualitätsmanagementsystem muss die Bedürfnisse aller in diesem System berücksichtigen und auf einfache und effektive Weise implementiert werden. Durch die Unterstützung von Beratung und Trainings werden Fachkräfte in der Lage sein, das System optimal an ihre Bedürfnisse anzupassen und somit einen positiven Beitrag zur Verbesserung der Pflegequalität zu leisten.

Es ist wichtig für alle Beteiligten, sicherzustellen, dass Qualitätsmanagementsysteme nicht als Belastung empfunden werden, sondern Sicherheit und Chance, das Niveau der Pflege zu erhöhen.

Nur mit dem richtigen Engagement und Know-how lassen sich solche Systeme effektiv nutzen und helfen allen Beteiligten.

Fazit:

Qualitätsmanagement unterstützt und Qualitätsmanagementsysteme sind ein effektives Werkzeug für die Pflegebranche, wenn sie lebendig umgesetzt werden.

Wenn das System mit Mehrwert implementiert wird, werden Führungskräfte in der Lage sein, verbesserte Ergebnisse in Bezug auf die Pflegequalität sowohl für Patient/innen und Bewohner/innen als auch für das Pflegeteam gleichermaßen zu erzielen.

Daher ist es wichtig, dass alle Beteiligten daran arbeiten Qualitätsmanagementsysteme nicht als Belastung zu empfinden, sondern als eine wünschenswerte Unterstützung.

Wie auch immer Sie Ihre Pflegequalität sichern möchten, es gibt hierzu viele verschiedene Möglichkeiten. Die DIN EN ISO 9001 ist eine dieser Möglichkeiten. Sie bietet zum Beispiel einen sehr guten Leitfaden alle Anforderungen abzusichern und eine Zertifizierung ist ebenfalls möglich. Ich berate und unterstütze Sie sehr gerne dabei.

Aber auch das Implementieren eines selbst entwickelten Leitfadens begleite ich mit meiner Beratung, mit guten Ideen und kreativen Lösungen.

Welches System Sie auch immer für Ihre Pflegequalität einführen oder weiterentwickeln möchten, ich freue mich, wenn ich Sie dabei unterstützen darf.

Claudia Stolzenberger

Zertifizierte TQM-Auditorin